Esin
kaynağı ofisler
Bütünlükçü bir işyeri yaklaşımı olan “Esin Ofisi”
konseptiyle, dünyanın lider ofis mobilyası üreticilerinden biri olan Steelcase,
müşterilerine iş performansında ölçümlenebilir, uzun vadeli sonuçlar
alabilmeleri için bir dizi araç ve prensip sunuyor.
Günümüzde iş yeri tasarımının organizasyonel performans
üzerinde güçlü bir etkisi olabileceğine dair göstergelere her gün bir yenisi
eklenmeye başladı. Bütünlükçü bir işyeri yaklaşımı olan “Esin Ofisi”
konseptiyle, dünyanın lider ofis mobilyası üreticilerinden biri olan Steelcase,
müşterilerine ölçümlenebilir, uzun vadeli sonuçlar alabilmeleri için bir dizi
araç ve prensip sunuyor.
Son 20 yıl boyunca, sayısız firma, süregelen kültürlerini
organizasyonel yapılarına taşıma girişiminde bulunmuş ve çoğunlukla bu çabalar
hayal kırıklığıyla sonuçlanmıştır. Steelcase ofis ortamının organizasyonel
davranış üzerinde oynadığı güçlü rolün uzun yıllardır bilincinde olmuş. Eğer iş
yeri ortamı – fiziksel çalışma ortamı- denklemin dışında bırakılabilseydi, bir şirket
iş süreçlerini geliştirme, network teknolojilerini güncelleme ve kültürel değişim
programlarını değerlendirme çabalarında kusursuz sonuçlar elde edebilirdi.
Yenilikçilik ve performansa dayalı, sürekliliği olan bir kültürel değişimin en
güçlü yolunun bir “Esin Ofisi” yaratmak
olduğuna inanıyor.
Steelcase bünyesindeki çok-disiplinli bir ekip, farklı
endüstrilerden pek çok firmanın yaşadığı stratejik ve davranışsal sorunları
incelemiş. Bir firmanın mevcut iş yeri ortamının ambiyansına bakarak, aynı
zamanda video kamera ve etnografik tekniklerin de yardımıyla, Steelcase ofisin
kullanıcı ihtiyaçlarını desteklemediği noktaları net olarak aydınlatmış. Örneğin
takım çalışması ve iletişimin kısıtlandığı ve hem kişisel hem de organizasyonel
performansın olumsuz olarak fiziksel çevreden etkilendiği noktaları saptamış.
Tipik sorunlar ve çalışma paternlerinin saptandığı araştırmalar Steelcase’in 6
temel planlama prensibini geliştirme olanağı vermiş. Işte “Esin Ofisi”nin en
önemli maddeleri:
Dengeli mahremiyet
Çalışanlara en iyi çalışma koşullarını yaratabilmeleri için
mahremiyet ve iletişim düzeylerini kontrol edebilme olanağı sunma.
Çalışmayı görünür kılma
Bilginin daha efektif olarak paylaşılması amacıyla, yapılan
işi ya da çalışmayı – elektronik projeksiyon ve ya sadece fiziksel görüntüleme
aracılığıyla- masadan dikey mekanlara taşıma.
İlişkileri yönetme
Çalışanlar ve teknoloji, çalışanlar ve fiziksel enformasyon,
çalışanlar ve çalışanlar arasındaki bağlantıları güçlendirerek en üst düzeye
getirme.
Çalışma biçimlerini destekleme
Ergonomik gereksinim ve kişisel tercihlerini dikkate alarak,
çalışanların yaptıklarını -nasıl ve ne zaman yaptıklarından bağımsız olarak-
destekleme.
Esin kaynağı mekanlar
Çalışanları günlük çalışmalarında motive etmek için mekanı –
uyaran, canlandıran ya da sadece dinlendiren- bir deneyim yaratmak için
kullanma.
Stratejik yönetim
Çalışanların üretkenliklerini artırmaları, kurumsal
stratejiyi desteklemeleri ve değişen ihtiyaçlara esneklikle cevap verebilmeleri
için, mekan ve uygulamaların yönetiminde etkin ve etkili olma.
Bu prensipleri efektif olarak– ekip çalışması alanlarından
konferans salonlarına, resepsiyondan sirkülasyon alanlarına dek – tüm ofis
içinde uygulayarak, Steelcase firmalara organizasyonlarında en iyiyi ortaya çıkaracak
iş yeri ortamını tasarlamalarında yardım ediyor.
Çalışanların hayal gücünü uyaran, insanları ve bilgiyi
kolayca buluşturan, daha iyi bir çalışma deneyimi yaşatan bir işyeri ortamı… bu
bağlamda ofis, şirketin daha yaratıcı ve üretken bir organizasyon kurmasına
yardım eden çok güçlü bir yönetim aracına dönüşüyor.
NASIL BİR OFİS?
Siradan bir işyerini bir Esin Ofisi’ne dönüştürmek kolay değildir.
İyi yapılandırılmış bir süreç ve firmanın yönetim ekibinin desteğine gereksinim
vardır.
1. Stratejik hedefleri tanımlama
Bir projeye başlamadan önce, hem niteliksel hem de
niceliksel olarak, net ve ölçümlenebilir hedeflerin tanımlanmış olduğundan emin
olmak gerekir. Örneğin bir firma iş süreçlerini geliştirmek istiyor olabilir.
Bir diğeri ise yenilikçiliği besleyecek bir iş yeri ortamı yaratmaya odaklanmış
olabilir. Karar vermeyi hızlandırma, iletişimi artırma, öğrenmeyi teşvik etme
gibi diğer stratejik hedefler de olabilir. Bunlara netlik getirmek gerekir.
2. Kullanıcı ihtiyaçlarını analiz etme
Firmanın kritik iş faaliyetlerini analiz ederek, personelin
nasıl çalıştığı, nasıl iletişim kurduğu ve diğerleriyle etkileşimde bulunduğu,
teknolojiyi nasıl kullandığı, mevcut iş ortamlarında ne gibi sorunlarla karşı
karşıya kaldıkları ve fikirlerini ve bilgiyi nasıl paylaştıkları saptanmalıdır.
3. Çözümleri planlama ve uygulama
Bu araştırmaya dayanarak, çalışanların şirketin stratejik
hedefleriyle uyumlu ve efektif çalışabilmeleri için yeni, geliştirilmiş bir
ofis konsepti planlanmalıdır. Bu planlamada yukarıda tanımladığımız altı
planlama prensibi dikkate alınmalıdır.
4. Sonuçları ölçümleme
Yeni ofis kurulup faalite başlar başlamaz, performansı
original analizle kıyaslanmalı ve hedeflere yakınlığı saptanmalıdır.
İngiltere’de NCR, Hollanda’da Siemens ve Orange, İrlanda’da
Price Waterhouse Coopers ve İtalya’da De Lage Landen gibi büyük ve modern
kuruluşlar, bu yaklaşımın bir organizasyonun kültürü üzerindeki etkisini somut
olarak gösteren örneklerden bir kaçı. Bu firmalardan her biri performansını
toplam stratejik insiyatifleri çerçevesinde, iş yeri ortamlarınında önemli değişiklikler
yaparak performanslarını iyileştirmiş.
Steelcase hakkında
Dünyanın öncü ofis mobilyası üreticilerinden biri olan
Steelcase, dünyanın dört bir yanındaki müşterilerine sağladığı bilgi, ürün ve
hizmet desteğiyle daha etkin bir iş yaşamını hedefliyor. Mimarlık, mobilya ve
teknolojiyi entegre eden çalışma ortamları yaratma çabasında olan danışmanlar
da, bu bilgi desteğinden maksimum düzeyde faydalanıyor. Kuruluşu 1912 yılına
tarihlenen ve genel merkezi Michigan Grand Rapis’de bulunan Steelcase, 1974
yılından beri dünya ofis mobilya endüstrisinin öncü üreticilerinden biri. İç
mimari ürünlerinden mobilya sistemlerine, oturma gruplarından aydınlatma ile
ilişkili ürün ve hizmetleri kapsayan geniş portföyüyle Steelcase, dünya çapında
900’ü aşkın noktadaki temsilcilikleri, 35 noktadaki üretim tesisleri ve
yaklaşık 14.000 çalışanıyla lider bir dünya markası olarak öne çıkıyor.